为什么需要对文档进行加密保护
很多人在日常办公中都会处理合同、工资表、客户资料这类敏感内容。一旦这些文档被他人误看或泄露，轻则尴尬，重则可能带来法律风险。比如小李在公司负责人事，有次把包含全员薪资的Excel发到了公共群，虽然立刻撤回，但已有截图外传。这种事完全可以通过提前设置文档加密来避免。
常见办公软件的加密设置方法
目前主流的文档工具都支持基础加密功能，操作也不复杂。以Word和WPS为例，打开文档后点击“文件”→“信息”→“保护文档”→“用密码加密”，输入密码确认即可。下次打开时就必须输入正确密码才能查看内容。
对于PDF文件，可以使用Adobe Acrobat或在线工具进行加密。在导出PDF时选择“安全性”选项，设定打开密码或编辑权限密码，能有效防止他人随意修改或复制内容。
批量文档的自动化加密方案
如果经常需要处理大量敏感文档，手动一个个加密太费时间。可以借助脚本实现自动化加密。比如使用Python的PyPDF2库对PDF批量加密码：
<from PyPDF2 import PdfWriter, PdfReader>
<def encrypt_pdf(input_path, output_path, password):>
<reader = PdfReader(input_path)>
<writer = PdfWriter()>
<for page in reader.pages:>
<writer.add_page(page)>
<writer.encrypt(password)>
<with open(output_path, 'wb') as f:>
<writer.write(f)>
<# 使用示例>
<encrypt_pdf('report.pdf', 'secure_report.pdf', 'mysecretpassword')>这段代码可以把任意PDF文件加密保存，结合系统定时任务，还能实现每天自动加密备份文件夹中的新文档。
加密之外的辅助防护措施
光有密码还不够。建议开启文档的“只读模式”或“限制编辑”功能，防止别人在未授权的情况下修改内容。同时，避免使用“123456”或生日这类弱密码，最好组合字母、数字和符号。密码可以存入正规的密码管理器，而不是写在便签上贴在显示器旁边。
另外，传输加密文档时不要把密码和文件一起发送。比如通过微信发文件，密码可以通过电话口头告知，或者用另一条通道发送。有些人习惯在邮件正文写“密码是888888”，这其实等于没加密。
移动设备上的文档安全也不能忽视
现在很多人用手机查看工作文档，但手机容易丢失或被借用。建议在手机上的办公App中开启“应用锁”功能，进入文档前先验证指纹或密码。像WPS、钉钉这些App都支持独立密码保护，哪怕手机没设锁屏，别人也打不开你的加密文件。
还有一点容易被忽略：云同步。很多人把文档存在网盘自动同步，但如果网盘账号被盗，所有加密文档都有暴露风险。建议选择支持端到端加密的云服务，或者在上传前再套一层压缩包加密，双重保险更安心。